ALINE CRISTINA DEMMER MULLER editou esta página em 23/09/21 14:51 · 19 revisões
SERVIÇO DE CORRESPONDÊNCIA PARA USO EXCLUSIVO DOS SERVIDORES CADASTRADOS NO SISTEMA PROCESSO DIGITAL
- No campo PESQUISAR escreva o nome do processo “Correspondência”.
- Clique sobre o nome Correspondência para iniciar um processo.

Essa é a tela inicial do processo, onde você escolhe o tipo de correspondência, quem irá assinar e o destinatário.

CABEÇALHO

1. Tipo de destino:
2. Tipos de documentos:
Interno:
-
Memorando pessoal – Este será enviado para todas as pessoas que forem selecionadas em "Servidor(es) de destino do memorando".
-
Memorando – Este será enviado para todas as secretarias que forem selecionadas em “Secretarias de destino do memorando” e será recebido por todas as pessoas dessas secretarias que têm o papel de receptor de correspondência.
Externo:
-
Ata – Atas de reunião.
-
Ofício – Utilizado para solicitar, reivindicar, notificar ou comunicar formalmente sobre determinado tema.
-
Resolução – Utilizado no âmbito legislativo.
3. Objetivo – (Essa opção só será mostrada quando o destino for interno).
4. Assunto - Informar o assunto da Correspondência.
5. Somente eu irei assinar - Esta opção ficará visível caso você tenha permissão para assinar o documento.
REDIJA O TEXTO
- Utilize esse campo para digitar seu texto e editar.


DESCRIÇÃO DAS FORMATAÇÕES MAIS USADAS






















ADICIONE UM ANEXO

- Procure um arquivo que você queira anexar.
- Clique na opção ADICIONAR ANEXO para que o arquivo seja adicionado.
- Caso você queira excluir um anexo clique no X ao lado do nome do arquivo.
- Visualize como será mostrado o documento que você anexou.
ASSINADORES
Caso quem redigir a correspondência é a mesma pessoa a assina-lá, poderá selecionar no cabeçalho "somente eu irei assinar".
Clique em ADICIONAR ASSINADORES.


- Na aba de filtros informe o nome do servidor e/ou o local em que ele se encontra.
- Clique em pesquisar para que seja realizada a busca do servidor informado.
- Selecione o servidor.
- Confirme o(s) servidor(es) selecionados.
A - Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
B - Remova o servidor selecionado caso necessário
SECRETARIA(S) DE DESTINO DO MEMORANDO (SOLICITAÇÃO)
Clique na lupa.


- Informe o órgão ou o local.
- Clique em pesquisar.
- Selecione a secretaria.
A - Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
Confirme a secretaria selecionada.
SECRETARIA(S) DE DESTINO DO MEMORANDO (COMUNICAÇÃO)
Clique em ADICIONAR SECRETARIA DE DESTINO.

- Na aba de filtros informe o nome do órgão ou o local em que ele se encontra.
- Clique em pesquisar para que seja realizada a busca do órgão ou local informado.
- Selecione a secretaria.
- Confirme a(s) secretaria(as) selecionadas.
A- Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
B- Remova a secretaria selecionada caso necessário.

SERVIDOR DE DESTINO DO MEMORANDO (SOLICITAÇÃO)
Clique na lupa.

- Informe o servidor e/ou o local em que ele se encontra.
- Clique em pesquisar.
- Selecione o servidor.
A- Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.

SERVIDOR DE DESTINO DO MEMORANDO (COMUNICAÇÃO)
Clique em ADICIONAR DESTINATÁRIO.


- Na aba de filtros informe o nome do servidor ou o local em que ele se encontra.
- Clique em pesquisar para que seja realizada a busca do servidor ou o local informado.
- Selecione o servidor.
- Confirme o(s) servidor(es) selecionados.
A- Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
B- Remova o servidor selecionado caso necessário.
DESTINATÁRIOS EXTERNOS

- Informe os dados pessoais da pessoa física e/ou jurídica.
- Clique no quadradinho em branco caso você queira adicionar esse destinatário na sua lista de contatos.
- Em adicionar contatos você pode escolher um dos seus contatos como destinatário.
- Clique em ADICIONAR DESTINATÁRIO para que os dados pessoais informados no campo acima sejam adicionados.
ADICIONAR CONTATOS

- Pesquise pelo nome do contato que será o destinatário.
- Clique em PESQUISAR para realizar a busca desse contato.
- Selecione o contato desejado.
Após selecionar o contato ele será mostrado em uma nova aba de contatos selecionados para você confirmar.

- Para excluir um contato selecionado clique no X ao lado do nome do contato.
- Confirme para que o contato seja adicionado.
ENVIO DA CORRESPONDÊNCIA

- Clique em salvar a correspondência, para prosseguir com o envio.
- Ao clicar no botão de pré-visualizar correspondência uma nova aba será aberta mostrando como será enviado o documento, você pode escolher entre confirmar ou revisar o documento.
- Clique em cancelar o processo, para cancelar o envio.

Ao selecionar salvar, uma mensagem com o número da correspondência será mostrado para você, clique em OK para dar continuidade.

Após a mensagem do número da correspondência, uma outra mensagem de aviso será mostrada na tela informando que você está prestes a concluir a atividade que deseja, selecione a opção SIM.
ASSINAR DOCUMENTO
A correspondência será encaminhada para o assinador responsável.
Para realizar a assinatura o usuário deverá clicar no ícone executar.


O usuário pode optar por realizar uma das 5 opções da correspondência em aberto.
- Imprimir documento - Ao clicar nesse botão uma nova aba será aberta permitindo você configurar e imprimir o documento mostrado na tela.
- Ver participantes e anexos - Ao clicar nesse botão uma nova aba será aberta permitindo você verificar quais são os participantes dessa correspondência e quais são os arquivos que foram anexados.
- Assinar documento - O documento será assinado com a assinatura digital do usuário.
- Solicitar revisão – Essa ação encaminha o documento para o usuário que redigiu para que ele revise o documento.
- Cancelar documento – Essa ação cancela o documento e uma atividade de ciência do cancelamento será encaminhada para o usuário que redigiu a correspondência.

Ao assinar o documento sua (senha do seu login de usuário) deverá ser informada para assinar digitalmente o documento.

Confirme a sua assinatura para continuar.

Confirme a conclusão da atividade.
CIÊNCIA DO RECEBIMENTO
A correspondência será encaminhada para o destinatário responsável e receberão a tarefa como ciência do recebimento.(SERVIDOR, RECEPÇÃO SECRETARIA, OUTROS...).

Clique no ícone executar, para realizar a atividade.

Na atividade de recebimento você tem as seguintes opções.
- Selecionar se deseja ou não encaminhar a correspondência para outro usuário.
- Informar uma mensagem para o usuário destinatário.
- Confirme a correspondência.

Confirme a conclusão da atividade.
Caso você não encaminhou o processo para outro usuário o processo se encerra após concluir essa atividade.
OBJETIVO DO MEMORANDO - SOLICITAÇÃO
Após encaminhar um memorando solicitação, a tarefa “Analisar solicitação” será recebida pelo destinatário.

O usuário executa a tarefa, conforme mostrado na imagem abaixo:

Quando a tarefa for executada você deve escolher uma ação, nesse caso foi escolhido a ação responder.

Confirme a análise da solicitação.

Selecione a opção SIM para concluir esta atividade.
Automaticamente será aberta uma nova tela permitindo para você redigir sua resposta da correspondência de solicitação.
- Escreva um assunto da resposta da correspondência.
- Caso possuir permissão para assinar essa opção será mostrada na tela para você selecioná-la caso queira assinar a sua resposta da correspondência.

Próxima etapa será a redação, clique no link abaixo para o passo a passo.
REDAÇÃO
Próxima etapa será adicionar o assinador, clique no link abaixo para o passo a passo.
ASSINADOR
Para salvar a correspondência clique no botão SALVAR CORRESPONDÊNCIA ou caso você queira pré-visualizar como o documento será enviado clique no botão PRÉ-VISUALIZAR CORRESPONDÊNCIA.

Selecione a opção SIM para concluir esta atividade.

Próxima etapa será assinar a resposta, clique no link abaixo para o passo a passo.
ASSINAR RESPOSTA
CIÊNCIA DO RECEBIMENTO DE RESPOSTA
A correspondência resposta será encaminhada para o redator e assinador e receberão a tarefa como ciência do recebimento de resposta. Execute-a clicando sobre o ícone de executar conforme a imagem abaixo:

Ao executá-la você deve escrever uma mensagem informando sua ciência do recebimento de resposta e clicar em confirmar.

Selecione a opção SIM para que a atividade seja concluída.

IMPORTANTE
Algumas situações apresentadas no manual podem não estar disponíveis para todos os usuários.
Suporte ao sistema de processos:
Atendimento pelo ícone de suporte:

Ou atendimento por e-mail: suporteprocesso@blumenau.sc.gov.br
Por gentileza informar no e-mail:
- Nome Completo
- CPF
- Situação, problema, dificuldade encontrada (de forma clara)
- Telefone para um eventual contato (caso necessário)
- Ausência das informações e do Print (foto/captura da tela) impossibilita análise e retorno.
Este e-mail é exclusivo para situações relacionadas ao sistema, não recebemos nenhum tipo de declaração/documento/atestado.
Horário de Atendimento das 08:00h às 12:00h / 13:30h às 17:30h
DOCUMENTO ATUALIZADO POR SEGG - DIRETORIA DE SISTEMAS E INOVAÇÃO