ALINE CRISTINA DEMMER MULLER editou esta página em 23/09/21 14:51 · 19 revisões

SERVIÇO DE CORRESPONDÊNCIA PARA USO EXCLUSIVO DOS SERVIDORES CADASTRADOS NO SISTEMA PROCESSO DIGITAL

 

1. No campo PESQUISAR escreva o nome do processo “Correspondência”.
2. Clique sobre o nome Correspondência para iniciar um processo.

 

Essa é a tela inicial do processo, onde você escolhe o tipo de correspondência, quem irá assinar e o destinatário. 

 

 

CABEÇALHO

1. Tipo de destino:

• Interno – O documento circulará internamente na PMB.

• Externo – Este documento será enviado para pessoas externas físicas e/ou jurídicas.

2. Tipos de documentos:

Interno:

• Memorando pessoal – Este será enviado para todas as pessoas que forem selecionadas em "Servidor(es) de destino do memorando".

• Memorando – Este será enviado para todas as secretarias que forem selecionadas em “Secretarias de destino do memorando” e será recebido por todas as pessoas dessas secretarias que têm o papel de receptor de correspondência.

Externo:

• Ata – Atas de reunião.

• Ofício – Utilizado para solicitar, reivindicar, notificar ou comunicar formalmente sobre determinado tema.

• Resolução – Utilizado no âmbito legislativo.

 

3. Objetivo – (Essa opção só será mostrada quando o destino for interno).

• Comunicação – É um documento informativo.

• Solicitação – É um documento que solicita algo de um servidor ou secretaria e espera uma resposta.

 

4. Assunto - Informar o assunto da Correspondência.
 

5. Somente eu irei assinar - Esta opção ficará visível caso você tenha permissão para assinar o documento.

 

REDIJA O TEXTO

1. Utilize esse campo para digitar seu texto e editar.

 

DESCRIÇÃO DAS FORMATAÇÕES MAIS USADAS

 

ADICIONE UM ANEXO

1. Procure um arquivo que você queira anexar.
2. Clique na opção ADICIONAR ANEXO para que o arquivo seja adicionado.
3. Caso você queira excluir um anexo clique no X ao lado do nome do arquivo.
4. Visualize como será mostrado o documento que você anexou.

 

ASSINADORES

Caso quem redigir a correspondência é a mesma pessoa a assina-lá, poderá selecionar no cabeçalho "somente eu irei assinar".
Clique em ADICIONAR ASSINADORES.

1. Na aba de filtros informe o nome do servidor e/ou o local em que ele se encontra.
2. Clique em pesquisar para que seja realizada a busca do servidor informado.
3. Selecione o servidor.
4. Confirme o(s) servidor(es) selecionados.

A - Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
B - Remova o servidor selecionado caso necessário

 

SECRETARIA(S) DE DESTINO DO MEMORANDO (SOLICITAÇÃO)

Clique na lupa.

1. Informe o órgão ou o local.
2. Clique em pesquisar.
3. Selecione a secretaria.

A - Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.

Confirme a secretaria selecionada.

 

SECRETARIA(S) DE DESTINO DO MEMORANDO (COMUNICAÇÃO)

Clique em ADICIONAR SECRETARIA DE DESTINO.

1. Na aba de filtros informe o nome do órgão ou o local em que ele se encontra.
2. Clique em pesquisar para que seja realizada a busca do órgão ou local informado.
3. Selecione a secretaria.
4. Confirme a(s) secretaria(as) selecionadas.
   A- Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
   B- Remova a secretaria selecionada caso necessário.

 

SERVIDOR DE DESTINO DO MEMORANDO (SOLICITAÇÃO)

Clique na lupa.

1. Informe o servidor e/ou o local em que ele se encontra.
2. Clique em pesquisar.
3. Selecione o servidor.
   A- Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.

SERVIDOR DE DESTINO DO MEMORANDO (COMUNICAÇÃO)

Clique em ADICIONAR DESTINATÁRIO.

1. Na aba de filtros informe o nome do servidor ou o local em que ele se encontra.
2. Clique em pesquisar para que seja realizada a busca do servidor ou o local informado.
3. Selecione o servidor.
4. Confirme o(s) servidor(es) selecionados.
   A- Limpar filtros – Esta opção irá apagar os dados informados nos filtros acima.
   B- Remova o servidor selecionado caso necessário.

 

DESTINATÁRIOS EXTERNOS

1. Informe os dados pessoais da pessoa física e/ou jurídica.
2. Clique no quadradinho em branco caso você queira adicionar esse destinatário na sua lista de contatos.
3. Em adicionar contatos você pode escolher um dos seus contatos como destinatário.
4. Clique em ADICIONAR DESTINATÁRIO para que os dados pessoais informados no campo acima sejam adicionados.

 

ADICIONAR CONTATOS

1. Pesquise pelo nome do contato que será o destinatário.
2. Clique em PESQUISAR para realizar a busca desse contato.
3. Selecione o contato desejado.

 

Após selecionar o contato ele será mostrado em uma nova aba de contatos selecionados para você confirmar.

1. Para excluir um contato selecionado clique no X ao lado do nome do contato.
2. Confirme para que o contato seja adicionado.

 

ENVIO DA CORRESPONDÊNCIA

 

 

1. Clique em salvar a correspondência, para prosseguir com o envio.
2. Ao clicar no botão de pré-visualizar correspondência uma nova aba será aberta mostrando como será enviado o documento, você pode escolher entre confirmar ou revisar o documento.
3. Clique em cancelar o processo, para cancelar o envio.

 

Ao selecionar salvar, uma mensagem com o número da correspondência será mostrado para você, clique em OK para dar continuidade.

Após a mensagem do número da correspondência, uma outra mensagem de aviso será mostrada na tela informando que você está prestes a concluir a atividade que deseja, selecione a opção SIM.

 

ASSINAR DOCUMENTO

A correspondência será encaminhada para o assinador responsável.
Para realizar a assinatura o usuário deverá clicar no ícone executar.

O usuário pode optar por realizar uma das 5 opções da correspondência em aberto.

1. Imprimir documento - Ao clicar nesse botão uma nova aba será aberta permitindo você configurar e imprimir o documento mostrado na tela.
2. Ver participantes e anexos - Ao clicar nesse botão uma nova aba será aberta permitindo você verificar quais são os participantes dessa correspondência e quais são os arquivos que foram anexados.
3. Assinar documento - O documento será assinado com a assinatura digital do usuário.
4. Solicitar revisão – Essa ação encaminha o documento para o usuário que redigiu para que ele revise o documento.
5. Cancelar documento – Essa ação cancela o documento e uma atividade de ciência do cancelamento será encaminhada para o usuário que redigiu a correspondência.

 

Ao assinar o documento sua (senha do seu login de usuário) deverá ser informada para assinar digitalmente o documento.

 

Confirme a sua assinatura para continuar.

 

Confirme a conclusão da atividade.

 

CIÊNCIA DO RECEBIMENTO

A correspondência será encaminhada para o destinatário responsável e receberão a tarefa como ciência do recebimento.(SERVIDOR, RECEPÇÃO SECRETARIA, OUTROS...).

 

Clique no ícone executar, para realizar a atividade.

Na atividade de recebimento você tem as seguintes opções.

1. Selecionar se deseja ou não encaminhar a correspondência para outro usuário.
2. Informar uma mensagem para o usuário destinatário.
3. Confirme a correspondência.

Confirme a conclusão da atividade.
Caso você não encaminhou o processo para outro usuário o processo se encerra após concluir essa atividade.

 

OBJETIVO DO MEMORANDO - SOLICITAÇÃO

Após encaminhar um memorando solicitação, a tarefa “Analisar solicitação” será recebida pelo destinatário.

 

O usuário executa a tarefa, conforme mostrado na imagem abaixo:

Quando a tarefa for executada você deve escolher uma ação, nesse caso foi escolhido a ação responder.

 

Confirme a análise da solicitação.

 

Selecione a opção SIM para concluir esta atividade.

 

Automaticamente será aberta uma nova tela permitindo para você redigir sua resposta da correspondência de solicitação.

• Escreva um assunto da resposta da correspondência.
• Caso possuir permissão para assinar essa opção será mostrada na tela para você selecioná-la caso queira assinar a sua resposta da correspondência.

Próxima etapa será a redação, clique no link abaixo para o passo a passo.

REDAÇÃO

Próxima etapa será adicionar o assinador, clique no link abaixo para o passo a passo.

ASSINADOR 

Para salvar a correspondência clique no botão SALVAR CORRESPONDÊNCIA ou caso você queira pré-visualizar como o documento será enviado clique no botão PRÉ-VISUALIZAR CORRESPONDÊNCIA.

Selecione a opção SIM para concluir esta atividade.

Próxima etapa será assinar a resposta, clique no link abaixo para o passo a passo.

ASSINAR RESPOSTA

 

CIÊNCIA DO RECEBIMENTO DE RESPOSTA

A correspondência resposta será encaminhada para o redator e assinador e receberão a tarefa como ciência do recebimento de resposta. Execute-a clicando sobre o ícone de executar conforme a imagem abaixo:

Ao executá-la você deve escrever uma mensagem informando sua ciência do recebimento de resposta e clicar em confirmar.

Selecione a opção SIM para que a atividade seja concluída.

 

 

IMPORTANTE

Algumas situações apresentadas no manual podem não estar disponíveis para todos os usuários.

Suporte ao sistema de processos:

Atendimento pelo ícone de suporte:

Ou atendimento por e-mail: suporteprocesso@blumenau.sc.gov.br
Por gentileza informar no e-mail:

• Nome Completo
• CPF
• Situação, problema, dificuldade encontrada (de forma clara)
• Telefone para um eventual contato (caso necessário)
• Ausência das informações e do Print (foto/captura da tela) impossibilita análise e retorno.

Este e-mail é exclusivo para situações relacionadas ao sistema, não recebemos nenhum tipo de declaração/documento/atestado.

Horário de Atendimento das 08:00h às 12:00h / 13:30h às 17:30h

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